Status, zakres spraw i regulacja działalności notariusza

Notariusz i jego szczególny status

Czynności prawne, do dokonania których powołany jest notariusz, związane są ze szczególnymi ustawowymi uprawnieniami. Notariusz działa jako osoba zaufania publicznego, stąd jego szczególne umocowanie w ustawodawstwie. Zgodnie z prawem, miejscem prowadzenia jego działalności jest kancelaria notarialna. Może być ona prowadzona również jako spółka cywilna lub partnerska. 

Należy przy tym zaznaczyć, że w takim przypadku w grę wchodzi indywidualna odpowiedzialność każdego notariusza za dokonywane przez niego czynności. Notariusze nie działają więc wewnątrz kancelarii na zasadzie pionowych stosunków służbowych. Kancelaria notarialna może zatrudniać pracowników, jednak tylko notariusz używa pieczęci urzędowej z wizerunkiem orła. 

Aby wykonywać zawód notariusza, niezbędne jest spełnienie wielu ustawowych przesłanek. Do najważniejszych z nich należy odbycie aplikacji notarialnej i złożenie egzaminu notarialnego, a także nieskazitelny charakter i dawanie rękojmi rzetelnego wykonywania swojego zawodu. Notariusz jest także obowiązany do zachowywania tajemnicy zawodowej, a więc okoliczności, o których dowiedział się w zakresie wykonywania swoich obowiązków.

Zakres spraw dla notariusza

W powszechnym odbiorze, kancelaria notarialna najczęściej kojarzy się z miejscem, w którym załatwia się sprawy dotyczące spadków, testamentów czy ksiąg wieczystych. Najczęściej wybierają się tam osoby zainteresowane realizacją testamentu, rozporządzania swoimi nieruchomościami lub zawarciem umowy z deweloperem. Oprócz sporządzania aktów notarialnych i aktów poświadczenia dziedziczenia, w zakresie obowiązków notariusza są także inne poświadczenia, wypisy, odpisy i wyciągi z dokumentów lub ich projekty. 

Powinności zawodowe notariuszy związane są także z działalnością o innym charakterze. Do najważniejszych z nich należy sporządzanie protokołów z walnych zgromadzeń przeprowadzanych w spółkach, spółdzielniach, stowarzyszeniach czy organizacjach społecznych. 

Kancelaria notarialna jest też miejscem przechowywania pieniędzy, papierów wartościowych, dokumentów czy danych zawartych na nośnikach danych. Obowiązkiem notariuszy jest odpowiednie zabezpieczenie przekazanych im wszelkiego rodzaju dokumentów czy nośników przed ingerencją osób trzecich.

Regulacja działalności notariusza

Notariuszy powołuje Minister Sprawiedliwości, który wyznacza ich siedzibę po zasięgnięciu opinii właściwej rady izby notarialnej. Jeśli chodzi o Olsztyn, jest nią Izba Notarialna w Białymstoku. Szczegółowe informacje kontaktowe zawarte są zarówno na stronie internetowej izby, poszczególnych kancelarii czy w innych internetowych rejestrach i spisach. 

Za swoją działalność każdy notariusz ponosi odpowiedzialność zarówno majątkową, jak i dyscyplinarną. Wymogiem ustawowym podjęcia pracy w tym zawodzie jest obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności. Konstytucyjna zasada równości wobec prawa oznacza, że osoba zainteresowana skorzystaniem z usług notariusza może wystąpić do właściwego miejscowo sądu rejonowego o zwolnienie w całości lub części od ponoszenia kosztów jego wynagrodzenia.

Gdy notariusz nie może pełnić swych obowiązków, nie oznacza to wstrzymania prowadzonych przez niego spraw. W takiej sytuacji wyznacza on nowych pełnomocników spośród zastępców oraz notariuszy ze swojej kancelarii, lub notariuszy mających siedzibę kancelarii notarialnej w tej izbie. Z przyczyn praktycznych, aby nie narażać zainteresowanych na dodatkowe koszty zainteresowanych, których miejscem zamieszkania jest Olsztyn, wybierani są najczęściej inni notariusze prowadzący kancelarię w tym mieście. W mieście Olsztyn swoją działalność prowadzi ponad trzydzieści kancelarii notarialnych.